RSS

Tag Archives: Surat Izin Tugas Belajar dari Fakultas

Pengurusan SP Setneg (3)

Kisah perjuanganku dalam mendapatkan SP Setneg masih berlanjut, hehehe. Setelah kemaren ngendon di Dekanat tanpa ada hasil, semoga hari ini ada hasilnya. Aku berangkat dari Kudus setelah kemaren sore dari Dekanat langsung pulang. Capek memang, tapi itulah perjuangan, hehehe. Aku berangkat agak siangan karena ada perasaan pesimis, ketika berangkat pagi ternyata surat belum jadi, hehehe. Jadi sekitar pukul 9 aku berangkat (kalau kemaren sekitar pukul 6.30) dan perkiraan sampe pukul 10.30 (aku estimasikan perjalanan Kudus-Semarang 1,5 jam).

Ternyata di luar dugaan, aku di-sms Nela kalau suratnya sudah jadi. Wuih, aku udah pesimis duluan (su’udzon deng lebih tepatnya, hehehe). Aku yang saat itu masih di perjalanan merasa g enak dengan si Nela. Segera setelah aku tiba di Semarang, aku telpon Nela tanya gmana keadaan di Dekanat. Dia bilang surat sudah jadi dan dia sekarang lagi ngecap (stempel) tu surat. Dia bilang mending ketemuan saja di Rektorat. Oke deh,, jadi aku langsung ngacir ke Rektorat ni ceritanya.

Surat pengantar dari Dekanat isinya hampir sama dengan Surat Izin Tugas Belajar yang dikeluarkan oleh Jurusan. Surat tersebut berisi keterangan yang menerangkan (tentu saja berdasarkan surat dari Jurusan) bahwa kami (ternyata dalam surat tersebut tercantum dua nama, Aku dan Nela, biar g repot bikin dua kali ya) yang merupakan calon pengajar pada Jurusan/Program Studi tersebut, telah diterima pada Universitas di mana kita akan melanjutkan studi plus keterangan kapan memulai kegiatan perkuliahannya, beserta si penanggung biaya, dalam hal ini beasiswa dari Beasiswa Unggulan Luar Negeri DIKTI Tahun Anggaran 2012. Surat tersebut ditujukan ke Pembantu Rektor Bidang Akademik (di UNDIP PR I).

Sesampai di Rektorat kami langsung menuju Bagian Kerja Sama yang masih di bawah Bagian Administrasi Akademik. Di Bagian Kerja Sama kami ketemu Pak Tono, ketua Bagian Kerja Sama, dan disambut dengan sangat hangat (Pak Tono emang baik banget). Kami langsung menyerahkan surat tersebut dan bertanya mengenai bagaimana mekanisme dalam mengurus SP Setneg. Kemudian kami dihantarkan kepada seorang yang sudah tidak asing lagi, Mbak Yolanda, seseorang yang dulu membantu kami ketika mengurus pendaftaran Beasiswa Unggulan DIKTI.

Mbak Yolanda kemudian memberi kami suatu list daftar berkas yang harus kami sertakan. Berkasnya hampir sama seperti yang sudah aku posting sebelumnya dalam berkas-berkas Pengurusan SP Setneg (1), yaitu: Letter of Acceptance, Daftar Riwayat Hidup, Fotocopy KTP, Pernyataan tidak menerima beasiswa dari lembaga mana pun, Surat Jaminan Pembiayaan (Guarantee Letter), Surat Perjanjian Bermaterai, dan Pas Foto 4×6 dengan background putih. Pihak universitas meminta  satu lembar berkas tiap item, semua boleh fotocopy kecuali Surat Perjanjian bermaterai (asli), dan tentu saja yang tidak boleh fotocopy adalah pas foto.

Karena Pak PR I sedang tidak ada di tempat, maka surat izin pun tidak bisa dibuat hari ini. Kami (aku dan Nela) sepakat untuk kembali ke Rektorat pada Hari Jumat. Semoga pada hari Jumat surat izinnya sudah jadi.

 
Leave a comment

Posted by on 11 July 2012 in Beasiswa, Diary

 

Tags: , , , , ,

Pengurusan SP Setneg (2)

Setelah kemaren aku posting tentang hal-hal yang berhubungan dengan SP Setneg, tentang fungsi, berkas-berkas yang harus dikumpulkan, plus alur pengurusannya, selanjutnya, mulai dari sekarang aku akan memposting tentang perjalananku dalam memperoleh SP Setneg (semoga dapat), karena sampai sekarang aku belum dapat SP Setneg. Semoga bisa jadi bahan sharing bagi kalian semua penerima Beasiswa Unggulan, dan sumber informasi bagi yang berkeinginan memperoleh Beasiswa Unggulan tahun depan, hehehe.

Langkah pertama tentu saja mengumpulkan berkas-berkas kelengkapan yang diminta DIKTI sebagai syarat DIKTI untuk mengeluarkan Surat Pengantar ke BP&KLN. Salah satu berkas yang kurang dan mau aku urus adalah Surat Izin Belajar dari Rektor. Nah, inilah mengapa aku sampai jauh-jauh pulang ke Semarang. Bagaimana cara mengurus Surat Izin Tugas Belajar ini? Tidak mungkin kan surat tersebut datang tiba-tiba kepada kita, atau kita minta langsung ke rektorat dan seketika surat langsung jadi. Butuh yang namanya proses dan prosedur. Ya, untuk urusan ini kita harus familiar dengan yang namanya prosedur terutama yang berkaitan dengan birokrasi.

Pagi hari aku udah ke Kampus karena Pak Bambang, sang kajur katanya jam 10 mau pergi ke luar kota, ada acara workshop standardisasi di UMM Magelang. Sekitar jam sembilan aku sudah sampai dan ternyata beliau tidak ada di tempat. Kata sekretarisnya beliau lagi nguji seminar. Okelah aku tunggu, sambil tanya-tanya bagaimana cara ngurus SP Setneg ke sekretarisnya, dan dia tidak tahu. Nah lho. Pas beliau keluar sebentar dari ruang sidang, langsung aku hampiri, dia langsung tanya, suratnya seperti apa bentuknya. Nah lho lagi. Kalo loe g tahu apalagi gue, pikirku. Aku bilang wah saya tidak tahu pak, dan Mbak Yuyun, si sekretaris, juga bilang tidak tahu. Terus dia bilang, kamu tanya siapa gitu, kalau ada contohnya kan enak, dia bilang gitu. Oke pak, saya akan tanya temen saya, si Nela, yang katanya sudah ngurus itu di D3 Teknik Sipil. Ya sudah, tapi cepet ya, dia bilang. Siap pak. Langsung saja aku meluncur ke Dekanat, tempat Nela berada yang sedang mengurus hal yang sama, namun dia satu langkah di depan karena dia sudah dapat surat itu kemaren.

Akhirnya aku dapat contoh suratnya. Surat itu merupakan surat permohonan surat izin tugas belajar atas nama kita sendiri yang ditandatangani oleh Ketua Jurusan dan ditujukan ke Dekan atau Pembantu Dekan bagian Akademik (di UNDIP PD I). Surat tersebut berisi keterangan bahwa kita, yang merupakan calon pengajar pada Jurusan/Program Studi tersebut, telah diterima pada Universitas di mana kita akan melanjutkan studi plus keterangan kapan memulai kegiatan perkuliahannya, beserta si penanggung biaya, dalam hal ini beasiswa dari Beasiswa Unggulan Luar Negeri DIKTI Tahun Anggaran 2012.

Setelah dapat surat tersebut, langsung dah aku hantarkan ke pihak Dekanat, ke Kasubbag Akademik. Dari sana akan dibuatkan surat pengantar ke Rektorat yang ditandatangani oleh PD I. Ternyata surat dari Nela belum diurus, jadi kami bareng deh diprosesnya, hahaha. Kalau bisa hari ini jadi, pikirku, kemudian akan langsung diantar ke Rektorat. Namun tidak selamanya semua sesuai dengan keinginan kita. Karena PD I sedang ada rapat senat, maka kita harus menunggu beliau selesai rapat. Aku tunggu sampai sore, jam 3 an rapat belum kelar juga, maka ya sudah, berarti hari ini tidak jodoh, berarti besok harus berjuang lagi. Semangat … :-)

 
Leave a comment

Posted by on 10 July 2012 in Beasiswa, Diary

 

Tags: , , , ,

 
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.