RSS

Pengurusan SP Setneg (1)

09 Jul

Sebagai penerima Beasiswa Unggulan (BU) DIKTI yang pendanaannya dari APBN, maka hadirnya SP Setneg merupakan hal yang mutlak. Belakangan ini, SP Setneg menjadi bahan perbincangan yang sangat populer di Milis BU DIKTI 2012. Bagaimana tidak, hampir semua penerima BU DIKTI “terganjal” dengan masalah ini, karena pengurusannya yang cukup pelik dan ribet, plus lama. Aku pun sampai harus pulang ke Semarang, ke homebase-ku, Universitas Diponegoro (UNDIP). Jadi, senin, 9 Juli 2012, aku mudik ke Semarang via Bus PO. Haryanto. Awalnya aku mau pulang Minggu, dan ngurus kelengkapan SP Setneg senin esok harinya, bareng dengan Nela. Tapi gara-gara saat itu (aku pergi ke Terminal Rawamangun pada Minggu) semua tiket jurusan Semarang sudah habis, maka aku akhirnya membeli tiket untuk hari Senin, sehingga Selasa akan sampai ke Semarang.

Sebenarnya apa si SP Setneg itu, dan bagaimana cara pengurusannya? Aku akan sharing di sini, yang aku sarikan dari milis BU_2012, plus perjalananku dalam mengurus SP Setneg. Karena saat ini aku belum mendapatkan SP Setneg, jadi ini bisa dikatakan cerita yang belum berakhir. Hehehe.

SP Setneg merupakan surat persetujuan yang dikeluarkan oleh Sekretariat Negara dan wajib dimiliki oleh setiap penerima beasiswa yang sumber dananya berasal dari APBN dan/atau PNS yang akan menyelenggarakan perjalanan dinas.

Fungsi dari SP Setneg adalah sebagai berikut:

  1. SP Setneg merupakan dasar pencairan dana beasiswa. Setelah SP Setneg terbit, DIKTI akan meminta KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara) untuk segera mencairkan dana beasiswa. Tanpa SP Setneg, tentunya dana beasiswa tidak akan cair.
  2. SP Setneg merupakan salah satu syarat untuk pengaktifan kembali si penerima beasiswa sehingga bisa segera beraktivitas seperti biasa sepulang studi. Namun tentu saja hal ini hanya berlaku untuk PNS.
  3. SP Setneg merupakan syarat dalam proses penyetaraan ijazah luar negeri, oleh karena itu, SP Setneg tidak boleh hilang.
Nah, bagaimana cara mengurus SP Setneg ini?

Yang pertama tentu saja melengkapi berkas-berkas yang diminta DIKTI. Berkas-berkas ini kemudian diserahkan ke DIKTI untuk selanjutnya DIKTI akan mengeluarkan Surat Pengantar ke BP&KLN (Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri). Berkas-berkas tersebut adalah:
  1. Surat Izin Tugas Belajar dari Rektor atau Pembantu Rektor Bidang Akademik (PR I) sebanyak 4 rangkap (satu asli yang lain difoto copy);
  2. Letter of Acceptance (LoA) dari Universitas yang akan dituju sebanyak 4 rangkap. Yang hendaknya diperhatikan dalam LoA ini adalah waktu belajar. Jadi diharapkan LoA ini berisi keterangan kapan kita akan masuk kuliah plus menyelesaikan studi, karena nanti SP Setneg akan berisi waktu kapan kita mulai studi dan kapan selesai studi;
  3. Daftar Riwayat Hidup sebanyak 4 rangkap sebanyak 4 rangkap. Mengenai format dari Daftar Riwayat Hidup dapat didownload di sini;
  4. Foto copy KTP sebanyak 4 rangkap;
  5. Surat pernyataan tidak sedang menerima beasiswa dari lembaga manapun kecuali beasiswa yang kita terima dari DIKTI, yakni Beasiswa Unggulan DIKTI, sebanyak 4 rangkap (satu asli bermaterai dan yang lain difoto copy);
  6. Surat Jaminan Pembiayaan, atau bahasa kerennya Guarantee Letter (GL), sebanyak 4 rangkap;
  7. Surat perjanjian dengan Kepala BP&KLN sebanyak 4 rangkap (satu asli bermaterai dan yang lain difoto copy). Mengenai format surat perjanjian dapat didownload di sini;
  8. Surat Perjanjian antara Penerima Beasiswa (Pihak I) dengan DIKTI (Pihak II) sebanyak 4 rangkap (foto copy semua). Surat perjanjian ini merupakan surat perjanjian antara kita dengan Dirjen DIKTI, yang sudah pernah dikirimkan sewaktu mendaftar BU;
  9. Pas Foto berwarna 4×6 dengan latar belakang putih sebanyak 8 lembar;
  10. Surat Pengumuman Penerimaan Beasiswa Unggulan yang dikeluarkan oleh DIKTI sebanyak 4 rangkap.

Setelah kita mengumpulkan semua berkas tersebut ke DIKTI, maka DIKTI akan mengeluarkan Surat Pengantar ke BP & KLN. Waktu terbit surat pengantar dengan waktu kita mengumpulkan agak lama, bisa sampai 2 mingguan. Jadi harap sabar menanti. Tahun lalu skemanya berbeda dengan sekarang. Jadi kita bisa “meminta” bantuan pihak universitas homebase kita untuk mengurus SP Setneg ini. Pihak universitas akan mengirimkan berkas-berkas tersebut kedua instansi: DIKTI & BP&KLN. Kemudian pihak universitas tinggal mengecek kondisi SP Setneg, setelah jadi, pihak universitas akan meminta BP&KLN untuk mengirimkan SP Setneg yang sudah jadi ke Universitas. Simple bukan? Namun tahun ini berbeda. BP&KLN tidak bisa mengurus SP Setneg kalau tidak ada Surat Pengantar dari DIKTI. Jadi secara otomatis kita menunggu Surat Pengantar itu turun (dengan mengirimkan berkas-berkas tersebut ke DIKTI), setelah Surat Pengantar turun, kita masih harus ke BP&KLN untuk mengurus SP Setneg.

Setelah Surat Pengantar dari DIKTI ke BP&KLN keluar, maka kita harus membawa berkas-berkas kita tersebut plus Surat Pemohonan SP Setneg dari Universitas (homebase) ke BP&KLN (Gedung C lantai 6 Komplek Kemendiknas Senayan). Untuk jaga-jaga, harap mengarsip atau mem-backup semua berkas-berkas, karena berkas-berkas rawan hilang. Jadi misalkan berkas yang kita kirimkan ke DIKTI tidak di-forward ke BP&KLN atau hilang, kita masih mempunyai cadangannya. Di BP&KLN, kita akan menemui petugas BP&KLN yang telah ditunjuk per wilayah, sebagai berikut:
  1. Pak Suwardi untuk wilayah NAD, Sumatera Barat, Sumatera Selatan, Lampung, DIY, Jawa Timur, dan Sulawesi. CP: 08159942067;
  2. Pak Susmanto untuk wilayah Sumatera Utara, Bengkulu, Banten, Jawa Barat, DKI Jakarta, Bali, NTB, NTT, dan Maluku. CP: 08128671937;
  3. Pak Sungkono untuk wilayah Riau, Jawa Tengah, Kalimantan, dan Papua. CP: 0818410352.

Kemudian setelah itu, petugas BP&KLN tersebut akan membuatkan Surat Pengantar ke Sekretariat Negara (katanya waktunya hanya satu hari). Dulu, kita masih bisa “meminta” bantuan kepada petugas-petugas tersebut untuk mengantarkan berkas kita ke Sekretariat Negara dengan sejumlah biaya. Namun sekali lagi, tampaknya tahun ini menjadi istimewa karena kita HARUS mengantar berkas-berkas kita sendiri ke Sekretariat Negara! Ini update berita terbaru yang aku dapatkan! Alasannya adalah di BP&KLN sedang ada banyak pekerjaan yang menumpuk sehingga mereka tidak bisa membantu kita lagi. Waktu terbit SP Setneg ini berragam dan tidak bisa dipastikan. Ada yang bilang paling cepat 2 minggu dan paling lambat 4 minggu. Ketika kita masih bisa “meminta” bantuan petugas BP&KLN tersebut, maka kita tinggal menghubungi petugas tersebut dan menanyakan apakah SP Setneg kita sudah jadi. Dan celakanya, karena sekarang sudah tidak bisa begitu, maka aku tidak tahu bagaimana setelah itu. Update info terbaru akan aku berikan.

Maka, skema singkatnya adalah sbb:
Mengumpulkan berkas-berkas tersebut di atas ke DIKTI -> DIKTI mengeluarkan Surat Pengantar ke BP&KLN -> Membawa Surat Pengantar dan berkas-berkas tersebut plus Surat Permohonan Pengajuan SP Setneg dari Universitas ke BP&KLN -> Menemui petugas BP&KLN yang telah ditunjuk untuk masing-masing wilayah -> BP&KLN mengeluarkan Surat Pengantar ke Setneg -> Membawa Surat Pengantar dan semua berkas-berkas ke Sekretariat Negara -> Proses -> SP Setneg jadi.

Skema tersebut agaknya mudah untuk dibayangkan, namun sangat sulit dilakukan. Sampai sekarang saja aku belum dapat Surat Pengantar dari DIKTI. Semoga urusan ini cepat kelar.
 
5 Comments

Posted by on 9 July 2012 in Beasiswa, Diary

 

Tags: , , , , ,

5 responses to “Pengurusan SP Setneg (1)

  1. asmarita

    31 August 2015 at 16:28

    thanks buat info nya. sangat membantu

     

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: